ক্লায়েন্টের সঙ্গে যোগাযোগ দক্ষতা

অনলাইনে কাজ পাওয়ার জন্য যোগাযোগ দক্ষতা খুবই গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করে থাকে। বার্তা বিনিময়, অডিও বা ভিডিও কলের মাধ্যমে যেভাবেই যোগাযোগ করেন না কেন, আপনাকে অবশ্যই কাজের খুঁটিনাটি তথ্য জানার পাশাপাশি ক্লায়েন্টের সঙ্গে ভালো সম্পর্ক তৈরি করতে হবে। আপনার বিভিন্ন তথ্যও ক্লায়েন্টকে ভালোভাবে জানাতে হবে।

ক্লায়েন্টের সঙ্গে যোগাযোগের শুরুতেই আপনি যা জানাতে চাচ্ছেন, তা সরাসরি বলতে হবে। মনে রাখতে হবে, শব্দচয়ন ভুল হলে অনেক সময় বার্তার অর্থ বদলে যেতে পারে। যেমন, ‘তুমি আমাকে দিয়ে কাজটি করাতে পার’ বোঝানোর জন্য যদি আপনি লেখেন ‘You should Hire me’, তবে ক্লায়েন্ট ভুল বুঝবেন। এ ধরনের সমস্যা থেকে মুক্তি পেতে বার্তা বিনিময়ের সময় সঠিক শব্দ ব্যবহারের পাশাপাশি শব্দের উচ্চারণ ভালোভাবে করতে হবে।

কাজ পাওয়ার পর আপনি কীভাবে কাজটি করবেন বা কয়দিন পরপর কাজের তথ্য জানাবেন, তা আগেই ক্লায়েন্টকে জানাতে হবে। কারণ, আপনি হয়তো ভেবেছেন কাজ পুরো শেষ করে জানাবেন। কিন্তু ক্লায়েন্ট প্রতিদিন কাজের অগ্রগতির তথ্য জানতে চান। এই ভুল–বোঝাবুঝির কারণে ক্লায়েন্টের সঙ্গে আপনার সম্পর্ক নষ্ট হবে, কাজের অর্ডারও বাতিল হতে পারে। ফলে ভবিষ্যতে এই ক্লায়েন্ট আপনাকে আর কোনো কাজ দেবেন না।

কোনো বিষয় নিয়ে বিভ্রান্তি তৈরি হলেই ক্লায়েন্টের সঙ্গে আলোচনা করতে হবে। কখনোই অর্ধেক বুঝে বা না বুঝে কাজ শুরু করবেন না। ক্লায়েন্টের সব চাহিদা অনুযায়ী আপনি কাজটি করতে পারবেন কি না, তা পরিষ্কারভাবে জানতে হবে।

বেশির ভাগ ফ্রিল্যান্সারই বার্তা বিনিময়ের মাধ্যমে ক্লায়েন্টের সঙ্গে যোগাযোগ করতে স্বচ্ছন্দ বোধ করেন। তবে ক্লায়েন্টের সঙ্গে অডিও বা ভিডিও কলে কথা বলতে পারলে ভালো হয়। এর মাধ্যমে আপনার সম্পর্কে ক্লায়েন্টের ভালো ধারণা তৈরি হবে। আপনিও ক্লায়েন্ট সম্পর্কে বিভিন্ন তথ্য জানতে পারবেন। ফলে ক্লায়েন্টের সঙ্গে আপনার ভালো সম্পর্ক তৈরির মাধ্যমে নিয়মিত কাজ পাওয়ার সম্ভাবনা বৃদ্ধি পাবে। আপনি যে মাধ্যমেই ক্লায়েন্টের সঙ্গে যোগাযোগ করেন না কেন, নিচের বিষয়গুলো অবশ্যই মানতে হবে।

ক্লায়েন্টের সময়কে গুরুত্ব দিতে হবে। তিনি যে সময়ে আপনার সঙ্গে আলোচনা করতে আগ্রহী, সে সময়েই কথা বলতে হবে।

ক্লায়েন্ট যে মাধ্যমে যোগাযোগ করতে স্বচ্ছন্দবোধ করেন, সেই মাধ্যমেই যোগাযোগ করতে হবে।

প্রতিবার আলোচনার পর সিদ্ধান্ত এবং পরবর্তী কাজের পরিকল্পনা ক্লায়েন্টকে নিয়মিতভাবে পাঠাতে হবে। এ পদ্ধতি অনুসরণ করলে কোনো পয়েন্ট ভুলে গেলেও ক্লায়েন্ট আপনাকে মনে করিয়ে দেবেন। ফলে কাজ নিয়ে ভুল–বোঝাবুঝি হবে না।

ক্লায়েন্টের সঙ্গে কথা বলার সময় বন্ধুত্বপূর্ণ ভাষা ব্যবহারের পাশাপাশি ইতিবাচক কথা বলতে হবে। কোনো কারণে কাজ জমা দেওয়ার সময়সীমা পার হয়ে গেলে ক্লায়েন্টকে দ্রুত জানাতে হবে। অনেক সময় দেখা যায় নির্দিষ্ট সময়ে কাজ জমা দিতে না পারলে অনেক ফ্রিল্যান্সার ক্লায়েন্টের সঙ্গে যোগাযোগ বন্ধ করে দেন, বার্তারও উত্তর দেন না। এ কাজটি ভুলেও করা যাবে না।

না বলতে জানতে হবে। আপনি ক্লায়েন্টের সঙ্গে যতই ভালো ব্যবহার করেন না কেন, তিনি যদি আপনাকে চুক্তির বাইরে অতিরিক্ত কোনো কাজ বিনা মূল্যে করাতে চান, তবে না বলতে হবে। কারণ, অনেক ক্ষেত্রেই দেখা যায় ক্লায়েন্ট হঠাৎ করেই আলোচনার বাইরে ৫ শতাংশ কাজ করার অনুরোধ করেন। এসব ক্ষেত্রে ক্লায়েন্টকে বলতে হবে, ‘দেখো, এই কাজগুলো আমাদের প্রাথমিক প্রকল্পে ছিল না। ফলে অতিরিক্ত কাজ করার জন্য আমাদের বাজেট আবার নির্ধারণ করতে হবে। তোমার সময় থাকলে আমরা এ বিষয়ে দ্রুত আলোচনা করতে পারি।’

আলোচনার সময় ক্লায়েন্টকে কথা বলার সুযোগ দিতে হবে। ক্লায়েন্টকে কথার মাঝখানে থামিয়ে দেবেন না বা নিজে কথা বলার জন্য ব্যস্ত হবেন না। কথা বলার সময় কাগজে ক্লায়েন্টের চাহিদাগুলো লিখতে হবে। পরে ক্লায়েন্টের কথা শেষ হলে বিষয়গুলো নিয়ে আপনার মতামত জানাতে পারেন।

কোনো কারণে ক্লায়েন্ট আপনার সঙ্গে রেগে কথা বললে বা আপনার জমা দেওয়া কাজ সম্পর্কে খুশি না হলে নিজেকে শান্ত রাখতে হবে। এ সময় ক্লায়েন্টের অভিযোগগুলো শুনে কোন কোন কারণে ভুলগুলো হয়েছে, তা উল্লেখ করতে হবে। চাইলে সমাধানের কৌশলও জানাতে পারেন। এ পদ্ধতি অনুসরণ করলে বেশির ভাগ সময়ই ক্লায়েন্টরা নিজেদের ভুল বুঝতে পেরে দুঃখ প্রকাশ করেন এবং পুনরায় কাজ করার সুযোগ দেন।

লেখক: আপওয়ার্ক টপ রেটেড প্লাস ফ্রিল্যান্সার

পরের পর্ব: কাজের বাজেট নিয়ে আলোচনা করবেন যেভাবে