কম সময়ে বেশি কাজ করার ৫ পরামর্শ

একেক মানুষের কাজ করার ধরন একেক রকমের। কেউ ধীরে ধীরে কাজ করেন, আবার কারও সবকিছুতেই তাড়াহুড়ো। কিন্তু সবাই চায় ভালো মানের কাজ করতে। কাজ ঠিকঠাক না করলে কি আর অফিসে টিকে থাকা যাবে? সে ক্ষেত্রে কম সময়ে বেশি কাজ করার ইচ্ছা সবারই থাকে। কিছু কৌশল অবলম্বন করলে কম সময় ব্যয় করেই বেশি পরিমাণ কাজ করা যায়। আসুন জেনে নেওয়া যাক তেমনই কিছু কৌশল:

১. বসের চাওয়া কী, জেনে নিন বিস্তারিত
কোনো কাজ যখন আপনাকে দেওয়া হবে, তখন সেটি কেমন হতে হবে, তার বিস্তারিত জেনে নিন শুরুতেই। হয়তো অফিস আপনার কাছে পাওয়ার পয়েন্টে একটি উপস্থাপনা চাইতে পারে, আবার না-ও চাইতে পারে। কখনো হয়তো সর্বোৎকৃষ্ট মানের কাজ প্রয়োজন হয়, আবার কখনো শুধু চলনসই হলেই চলে। হয়তো আপনি ভাবছেন, দিতে হবে ওই নির্দিষ্ট কাজের বিষয়ে বিস্তারিত কর্মপরিকল্পনা। কিন্তু আদতে হয়তো প্রারম্ভিক একটি খসড়া হলেই বসের চলে। এসব বিষয় মাথায় রেখে তাই শুরুতেই জেনে নিন কাজটা কেমন হতে হবে। তাহলে শুরু থেকেই নিজের মতো করে ভাবতে পারবেন আপনি। ফলে অযথা অপ্রয়োজনীয় কাজ করে সময় নষ্ট হবে না এবং কম সময়েই সমাধা হবে নির্ধারিত কাজ।

২. ব্যবহার করবেন আগের কিছু
সময় বাঁচানোর সবচেয়ে বড় উপায় হচ্ছে আগের কাজের অব্যবহৃত অংশ ব্যবহার করা। অনেক সময়ই দেখা যায়, আগের কাজের সূত্র ধরেই হয়তো নতুন কোনো প্রকল্প হাতে নিতে হচ্ছে। সে ক্ষেত্রে আগের কাজের কিছু অংশ পুনরায় ব্যবহার করা যায়। তবে অবশ্যই তা মৌলিক পন্থায় ব্যবহার করতে হবে। যেমন: আগের ই-মেইল, প্রেজেন্টেশন, প্রশিক্ষণ, প্রস্তাব প্রভৃতির অনেক অংশ পরবর্তী সময়েও প্রয়োজনীয় সম্পাদনা করে ব্যবহার করা যায়।

৩. তালিকায় থাক সবকিছু
কাজের শুরুতেই একটি রুটিন করে নেওয়া যেতে পারে। যে কাজটি আপনাকে করতে দেওয়া হয়েছে, তা সমাধা করতে যা যা করা দরকার, সেগুলোর একটি পূর্ণাঙ্গ তালিকা করে নিন। তাহলে ধাপে ধাপে কাজ করা সহজ হবে। আবার পুরো কাজের চাপও একসঙ্গে পড়বে না। বস জিজ্ঞেস করলে চটজলদি বলেও দিতে পারবেন কাজের অগ্রগতির খবর।

৪. সময় বেঁধে কাজ করুন
কম সময়ে বেশি কাজ করতে হলে অবশ্যই সময় বেঁধে কাজ করতে হবে। পুরো কাজের কোন অংশের জন্য কতটুকু সময় বরাদ্দ রাখবেন, তা ঠিক করে নিতে হবে। চেষ্টা করতে হবে, ওই নির্দিষ্ট সময়সীমার মধ্যেই যেন কাজটি শেষ হয়। তবেই দেখা যাবে, পুরো কাজের পেছনে ব্যয় করা সামগ্রিক সময় কমে আসবে।

৫. চাই অখণ্ড মনোযোগ
কাজের ক্ষেত্রে সবচেয়ে বড় শত্রু হলো অমনোযোগিতা। যদি কোনো কাজ করার সময় মনোযোগ না থাকে, তবে স্বাভাবিকভাবেই তা শেষ হতে সময় বেশি লাগে। আর প্রযুক্তিনির্ভর বিশ্বে তো মনোযোগ ধরে রাখাই কঠিন। এই ফেসবুকে কেউ পোক করল, তো আরেকজন টুইটারে করল কমেন্ট। তাই জরুরি কাজ করার সময় কিছুক্ষণের জন্য হলেও স্মার্টফোনটিকে দূরে সরিয়ে রাখতে পারেন। যখনই মনোযোগ দিয়ে কোনো কাজ করবেন, তখনই তা দ্রুত শেষ হবে। সুতরাং মনোযোগ ধরে রাখার কোনো বিকল্প নেই।

তথ্যসূত্র: হার্ভার্ড বিজনেস রিভিউ ও অন্ট্রোপ্রেনার ডটকম