ব্যক্তিগত বা প্রাতিষ্ঠানিক কাজে প্রতিদিন অনেক ই-মেইল আদান-প্রদান করতে হয়। ফলে প্রতিদিন অসংখ্য মেইল ইনবক্সে জমা হতে থাকে। মেইল আসার সংখ্যা বেশি হলে প্রয়োজনের সময় পুরোনো মেইল খুঁজে পেতে বেশ সমস্যা হয়। ফলে অনেকেই অপ্রয়োজনীয় বা পুরোনো ই-মেইলগুলো মুছে ফেলেন। এতে সময় বেশি লাগার পাশাপাশি দৈনন্দিন কাজেও বেশ সমস্যা হয়। তবে জিমেইল ব্যবহারকারী চাইলেই ইনবক্সে জমা হওয়া পুরোনো মেইলগুলো নির্দিষ্ট সময় পর স্বয়ংক্রিয়ভাবে মুছে ফেলতে পারেন। জিমেইলে স্বয়ংক্রিয়ভাবে মেইল মুছে ফেলার পদ্ধতি দেখে নেওয়া যাক—
স্বয়ংক্রিয়ভাবে পুরোনো মেইল মুছে ফেলার জন্য প্রথমে জিমেইলে প্রবেশ করে ওপরে থাকা সার্চ বারের পাশে ফিল্টার আইকনে ক্লিক করতে হবে। যদি এক বছরের পুরোনো মেইল মুছে ফেলতে চান, তবে নিচে থাকা হ্যাজ দ্য ওয়ার্ডস অপশনে older_than:1y টাইপ করতে হবে। শুধু অ্যাটাচমেন্ট থাকা মেইলগুলো মুছে ফেলতে চাইলে হ্যাজ অ্যাটাচমেন্ট নির্বাচন করতে হবে। এরপর নিচে থাকা ক্রিয়েট ফিল্টারে ক্লিক করার পর কনফার্ম ক্রিয়েটিং ফিল্টারের পপআপ থেকে ওকে অপশন নির্বাচন করতে হবে। এবার পরবর্তী পেজে প্রবেশ করে ‘ডিলিট ইট’ এবং ‘অলসো অ্যাপ্লাই ফিল্টার টু ম্যাচিং কনভারসেশন’ নির্বাচন করে ক্রিয়েট ফিল্টারে ক্লিক করলেই নিচের বাঁ দিকে পপআপে ফিল্টার তৈরির বার্তা দেখা যাবে।
এ পদ্ধতি কাজে লাগিয়ে এক বছরের পরের সব মেইল স্বয়ংক্রিয়ভাবে ইনবক্স থেকে মুছে ফেলা যাবে। মনে রাখতে হবে, মুছে ফেলা মেইলগুলো আর ফিরিয়ে আনা যাবে না। তাই মেইল মুছে ফেলার সময় নির্বাচনে সতর্ক থাকতে হবে।