ব্যক্তিগত বা কাজের প্রয়োজনে জিমেইলের মাধ্যমে নিয়মিত ই-মেইল আদান-প্রদান করেন অনেকে। ই–মেইল লেখা থেকে শুরু করে পাঠানোর পুরো প্রক্রিয়াকে সহজ করতে জিমেইলে বেশ কিছু সুবিধা রয়েছে, যা অনেকেরই অজানা। সুবিধাগুলো দেখে নেওয়া যাক।
১. সোয়াইপ সুবিধা
স্মার্টফোনের জিমেইল অ্যাপে সোয়াইপ করে ই–মেইল আর্কাইভ, ডিলিট, রিড বা আনরিড মার্ক করে রাখা যায়। সাধারণত বাঁ বা ডানদিকে সোয়াইপ করে ই–মেইল আর্কাইভ করা যায়। চাইলে সোয়াইপ করে ই–মেইল মুছে ফেলা, রিড বা আনরিড মার্ক করাও যায়। এ জন্য জিমেইল অ্যাপের সেটিংসে প্রবেশ করে জেনারেল সেটিংস অপশন থেকে ই–মেইল সোয়াইপ অ্যাকশনে গেলেই রাইট সোয়াইপ ও লেফট সোয়াইপ অপশন পাওয়া যাবে। পছন্দের অপশন ব্যবহারের জন্য ‘চেঞ্জ’ নির্বাচন করলেই একটি পপআপ বক্সে আর্কাইভ, ডিলিট, মার্ক অ্যাজ রিড/আনরিড, মুভ টু, স্নুজ ও নান অপশন দেখা যাবে। এরপর কাঙ্ক্ষিত অপশন নির্বাচন করতে হবে।
২. কনফিডেনশিয়াল মোড
জিমেইলের কনফিডেনশিয়াল মোড ব্যবহার করে নিরাপদে ই-মেইল পাঠানো যায়। কারণ, কনফিডেনশিয়াল মোডের মাধ্যমে পাঠানো ই-মেইলের স্ক্রিনশট নেওয়া যায় না। এমনকি ডাউনলোড বা অন্য কোনো ব্যক্তিকে ফরোয়ার্ডও করা সম্ভব হয় না। কনফিডেনশিয়াল মোড ব্যবহার করে ই–মেইল পাঠাতে কম্পিউটার থেকে কম্পোজ বাটনে ক্লিক করে ই–মেইল লেখার পর নিচের দিকে থাকা প্যাডলক ক্লক আইকনে ক্লিক করে কনফিডেনশিয়াল মোড চালু করতে হবে। প্যাডলক ক্লক আইকনে ক্লিক করার পর সেট এক্সপাইরেশন অপশন থেকে ই-মেইলের সুরক্ষার তারিখ নির্ধারণ করতে হবে। এরপর সেন্ড বাটনে ট্যাপ করলেই ই-মেইলটি নির্দিষ্ট ঠিকানায় চলে যাবে।
৩. শিডিউলড ই–মেইল
জিমেইলের মেইল শিডিউল সুবিধা ব্যবহার করে নির্দিষ্ট সময় নির্বাচন করে সে সময়ে ই–মেইল পাঠানো যায়। কম্পিউটার থেকে মেইল শিডিউল সুবিধা ব্যবহারের জন্য প্রথমে জিমেইল অ্যাকাউন্টে প্রবেশ করে কম্পোজ অপশনে ক্লিক করতে হবে। এরপর প্রাপকের নাম, মেইলের বিষয় ও মেইল লিখে নিচে থাকা সেন্ড অপশনের অ্যারো বাটনে ক্লিক করতে হবে। এবার শিডিউল সেন্ড অপশনে ক্লিক করলেই আগে থেকে নির্ধারিত কিছু সময় দেখা যাবে। কাঙ্ক্ষিত সময় নির্ধারণ করলেই নির্দিষ্ট সময়ে স্বয়ংক্রিয়ভাবে মেইলটি প্রাপকের কাছে চলে যাবে।
৪. অ্যাডভান্স সার্চ
জিমেইলে সহজে কাঙ্ক্ষিত বিষয়বস্তু খুঁজে পেতে অ্যাডভান্স সার্চ সুবিধা ব্যবহার করা যায়। জিমেইলের সার্চ বক্সে গিয়ে ই–মেইল ঠিকানা লেখার পর বিভিন্ন সার্চ ফিল্টার দেখা যাবে। সেখানে অ্যাটাচমেন্ট, ডেট প্রভৃতি ফিল্টার ব্যবহারের পর সহজে ই–মেইল খোঁজা যায়।
৫. কি–বোর্ড শর্টকাট
কি–বোর্ড ব্যবহার করে খুব সহজে জিমেইল ব্যবহার করা যায়। এ জন্য বেশ কিছু শর্টকাট রয়েছে। যেমন Ctrl + লিখে ই–মেইল কম্পোজ করা, Ctrl + Enter ই–মেইল পাঠানো, Ctrl + Shift + c লিখে ই–মেইলের সিসি যোগ করা যায়।