গুগল ওয়ার্কস্পেসের বিভিন্ন টুলের মধ্যে গুগল ডকস অন্যতম। অনলাইনে সংরক্ষণ করা থাকায় খুব সহজেই যেকোনো স্থান থেকে গুগল ডকসে থাকা তথ্য ব্যবহার করা যায়। গুগল ডকস সম্প্রতি নতুন একটি সুবিধা চালু করেছে, যার মাধ্যমে গুগল ডকস থেকেই সরাসরি জিমেইলে ই-মেইল পাঠানো যায়। নতুন এ সুবিধা চালুর ফলে আগের মতো খসড়া ই-মেইল কপি করার পর জিমেইলে প্রবেশ করে ই-মেইল পাঠাতে হবে না। গুগল ডকস থেকে সরাসরি ই-মেইল পাঠানোর পদ্ধতি দেখে নেওয়া যাক।
গুগল ডকস থেকে ই–মেইল পাঠানোর জন্য কম্পিউটার থেকে গুগল ডকসে প্রবেশ করতে হবে। এরপর গুগল ডকসে নতুন ডকুমেন্ট চালু করে ওপরের বাঁ দিকে থাকা ফাইল অপশনে ক্লিক করতে হবে। এবার ই-মেইল অপশনের ওপর মাউসের কারসর রাখলে বেশ কয়েকটি অপশন দেখা যাবে। ই-মেইল ড্রাফট অপশন নির্বাচন করলে গুগল ডকসে খোলা ডকুমেন্টে ই-মেইলের একটি ফরম্যাট দেখা যাবে। এখানে প্রাপকের নাম, ই-মেইল ঠিকানা ও বিষয় লিখতে হবে। এরপর নিচের ফাঁকা স্থানে প্রয়োজনীয় তথ্য লিখে ওপরের বাঁ দিকে থাকা ই-মেইল আইকনে ক্লিক করলেই প্রিভিউ দেখা যাবে। এবার ই-মেইল বক্স থেকে ই-মেইল অ্যাটাচমেন্ট যোগ করে সেন্ড বাটনে ক্লিক করলেই ই-মেইল প্রাপকের ঠিকানায় চলে যাবে।