ছুটিতে গেলে জিমেইল থেকে স্বয়ংক্রিয় জবাব যেভাবে দেবেন

সাধারণত বছরের শেষে জমে থাকা ছুটি নেন বিভিন্ন প্রতিষ্ঠানের কর্মীরা। আবার অনেকে দীর্ঘ ছুটিতেও থাকেন। এমন হয়, কখনো কখনো অফিসের কাজেই দুর্গম অঞ্চলে যেতে হয়; যেখান থেকে ইন্টারনেট ব্যবহার করা কষ্টসাধ্য। এমন পরিস্থিতিতে জিমেইলে আসা জরুরি ই-মেইলের জবাব দেওয়া সম্ভব হয় না। তবে কাজে যাতে ব্যাঘাত না ঘটে, তাই জিমেইলের ‘ভ্যাকেশন রেসপন্ডার’ সুবিধা ব্যবহার করা যেতে পারে। এর ফলে একটি নির্দিষ্ট সময়সীমার মধ্যে আসা মেইলে একটি স্বয়ংক্রিয় জবাব বা রিপ্লাই চলে যাবে প্রেরকের কাছে। তখন প্রেরক জানতে পারবেন ই-মেইল প্রাপক ছুটিতে রয়েছেন। দেখে নেওয়া যাক কীভাবে জিমেইলে স্বয়ংক্রিয় ই-মেইল রিপ্লাই তৈরি করা যায়।

জিমেইলে লগইন করতে হবে। ডান দিকের ওপরে থাকা সেটিংস আইকনে ক্লিক করে ‘সি অল সেটিংস’ নির্বাচন করতে হবে। জেনারেল ট্যাবের নিচে স্ক্রল করুন। ভ্যাকেশন রেসপন্ডার অপশনে ভ্যাকেশন রেসপন্ডার অন অপশন চালু করতে হবে। ছুটি শুরুর দিন এবং ছুটি শেষ হওয়ার দিন নির্ধারণ করে দিতে হবে। স্বয়ংক্রিয় ই-মেইল রিপ্লাইয়ের সাবজেক্ট লিখতে হবে। ই-মেইলের বিষয়বস্তু লিখতে হবে। এরপর নিচে স্ক্রল করে সেভ চেঞ্জেজ বাটনে ক্লিক করতে হবে।

স্মার্টফোন থেকে জিমেইল অ্যাপে প্রবেশ করতে হবে। বাঁ দিকে ওপরে থাকা তিনটি রেখা মেনুতে ট্যাপ করতে হবে। নিচে স্ক্রল করে সেটিংস নির্বাচন করতে হবে। ই-মেইল নির্বাচন করতে হবে। পরের পেজে নিচে স্ক্রল করে ‘আউট অব অফিস অটো রিপ্লাই’-এ ট্যাপ করতে হবে। টগল চালু করতে হবে। ছুটি শুরুর দিন এবং ছুটি শেষ হওয়ার দিন দিতে হবে। স্বয়ংক্রিয় ই-মেইল রিপ্লাইয়ের সাবজেক্ট দিতে হবে। ই-মেইলের বিষয়বস্তু লিখতে হবে। ওপরে থাকা ডান দিকের বাটন চাপতে হবে।
সূত্র: গুগল সাপোর্ট