ব্যক্তিগত বা অফিসের বিভিন্ন হিসাব মাইক্রোসফট এক্সেলে সংরক্ষণ করেন অনেকেই। তথ্যের নিরাপত্তায় চাইলেই নির্দিষ্ট মাইক্রোসফট এক্সেল ফাইলে পাসওয়ার্ড দেওয়া যায়। পাসওয়ার্ড দেওয়ার জন্য প্রথমে নির্বাচিত ফাইলটি মাইক্রোসফট এক্সেলের সাহায্যে খুলতে হবে। ফাইল খোলার পর মেনুতে ক্লিক করে Save As অপশন নির্বাচন করতে হবে। এবার বাঁ পাশে থাকা Browse বাটনে ক্লিক করলেই চালু হবে Save As ডায়ালগ বক্স।
বক্সের নিচে থাকা Save as type ড্রপডাউন থেকে Excel Workbook, Excel 97-2003 Workbook, Excel Add-in ফরম্যাট নির্বাচন করতে হবে। মনে রাখতে হবে, অন্য কোনো ফরম্যাট নির্বাচন করলে পাসওয়ার্ড সুবিধা দেখা যাবে না। এবার এই বক্সের নিচে থাকা Tools অপশনের ড্রপডাউন আইকনে ক্লিক করে General options নির্বাচন করতে হবে।
ফাইল পরিবর্তনের জন্য Password to modify বক্সে পাসওয়ার্ড লিখতে হবে। যদি ফাইল খুলতে এবং পরিবর্তন করতে একই পাসওয়ার্ড ব্যবহার করতে চান, তবে Password to open বক্সেও একই পাসওয়ার্ড দিতে হবে। এবার Read-Only recommended এর পাশের বক্সে টিকচিহ্ন দিয়ে OK করে আবার পাসওয়ার্ড লিখে OK করতে হবে। এরপর মেইন সেভ অ্যাজ ডায়ালগ বক্সে Save বাটনে ক্লিক করলেই ফাইলটিতে পাসওয়ার্ড যুক্ত হয়ে যাবে।
পাসওয়ার্ড মুছে ফেলার জন্য আগের নিয়ম অনুসরণ করে Tools অপশনের ড্রপডাউন আইকনে ক্লিক করে General options নির্বাচন করতে হবে। এবার আগে দেওয়া পাসওয়ার্ডগুলো মুছে ফেলার পর Read-Only recommended বক্সে থাকা টিক তুলে দিয়ে Save অপশনে ক্লিক করতে হবে।